不正防止のための監査と体制構築

中国現地法人における経費・旅費管理の強化
不正防止のための監査と体制構築

中国で事業を展開する企業にとって、経費や旅費の不正を防ぐための管理体制の構築は、企業ガバナンスの重要な柱の一つです。
特に中国では、税務規制や内部統制の厳格化が進んでおり、不正を未然に防ぐための仕組みづくりが求められます。
本記事では、中国現地法人が経費・旅費管理の強化を図るための監査チェックポイントについて詳しく解説します。
 

1．経費・旅費に関する規程の整備

企業が不正リスクを軽減するためには、経費・旅費に関する社内規程や業務マニュアルを整備し、従業員に明確なルールを提示することが不可欠です。
中国現地法人では、日本本社の規程をそのまま適用するケースもありますが、現地の法律や商習慣に適応した規程へ修正し、実際の業務に即した運用を徹底することが重要です。
規程類は定期的に更新され、中国語で従業員に周知されているかが監査のポイントとなります。

2．立替・仮払金の管理体制

従業員が業務上の支出を立替えるケースが多いため、立替金や仮払金の管理を厳格に行う必要があります。
特に仮払いが過大になると、不正利用や資金流出のリスクが高まるため、金額の妥当性、使用用途の透明性、精算のタイミングなどを含めたチェック体制が求められます。
監査では、帳票確認や従業員へのヒアリングを通じて、適切な管理が行われているかを確認します。

3．決裁権限の明確化と承認プロセスの適正化

経費精算の承認プロセスが適正に運用されているかは、監査の重要なチェックポイントです。
企業の規程では、特定の役職者のみが決裁権を持つことが定められている場合でも、実務では権限外の承認が行われることがあります。
このような状況を防ぐため、承認者と承認手順が社内規程と一致しているかを監査で確認し、不正や誤認識を防止します。

4．証憑管理の徹底と確認方法

経費申請には、発票（正式な領収書）などの証憑提出が必須です。
中国の税務規定では、発票がなければ経費精算が認められないため、不正利用の防止には証憑管理が不可欠です。
やむを得ず証憑がない場合には、その理由を記載し、上長の承認を得ることが求められます。
監査では、証憑の管理方法と例外処理の適正性を確認し、経費精算の透明性を確保します。

5．規程と実態の乖離を防ぐ体制構築

監査を通じて多くの企業で見られる課題の一つに、「規程と実態の乖離」があります。
規程では適切な承認プロセスが定められているものの、実際の業務運用では簡略化されていたり、形骸化しているケースがあります。
そのため、監査では複数の部署にヒアリングを行い、従業員が規程通りに業務を行っているかをチェックします。

6．不正防止策の導入と継続的な改善

監査結果に基づき、不正防止のための対策を講じることが求められます。例えば、以下のような取り組みが有効です。
①経費精算の電子化
デジタルツールを活用し、ワークフローを標準化することで不正を防止
②承認フローの自動化
経費申請時に複数の承認ステップを設定し、不正の発生を抑制
③証憑のデジタル管理
領収書や証憑の画像をクラウドで保存し、監査時に簡単に確認可能に
④定期的な従業員教育
コンプライアンス意識を向上させる研修を実施し、不正リスクを未然に防ぐ
これらの改善策を導入することで、企業の内部統制を強化し、透明性の高い財務管理を実現することができます。
中国現地法人が不正のリスクを低減し、健全な経営を維持するためには、定期的な監査と継続的な改善が欠かせません。
 
当社では、中国法人における経費・旅費管理の監査サポートを提供しています。企業のガバナンス強化に関するご相談は、下記よりお問い合わせください。