横領リスク防止の体制構築

中国企業監査における仕入・購買プロセスの重要性
横領リスク防止の体制構築

中国現地法人の経営において、架空取引先の登録や不正な発注を通じた横領リスクは、企業の財務健全性を脅かす重大な課題です。
これらのリスクを未然に防ぐためには、企業監査の一環として、仕入・購買プロセスの適正化が不可欠です。
購買業務は、企業の支出に直接関わる領域であり、不正リスクを最小限に抑えるための強固な管理体制が求められます。
本記事では、購買プロセスの適正化に向けた監査のポイントを整理し、企業が導入すべき体制について解説します。
 

1．購買・仕入に関する規程の整備と運用

企業の購買・仕入業務は、明確なルールのもとで管理されるべきです。
規程には、見積依頼、契約締結、検収、支払の流れが定められており、それが中国語で整備され、従業員へ周知されているかが監査のポイントとなります。
また、購買担当者向けの研修を定期的に実施し、規程の適正運用を徹底することが重要です。

2．取引先の選定と基本契約の締結

架空取引のリスクを排除するため、定期的に取引を行う業者とは基本契約書を締結することが求められます。
契約なしでの取引は、価格の変動や品質責任の不明確化につながるため、購買決定のプロセスを適正に管理し、必ずリーガルチェックを行うことが重要です。
監査では、決裁フローの整備や契約書の保管状況が確認されます。

3．職務分離と相互牽制の確保

購買プロセスの不正防止には、職務分離の徹底が不可欠です。たとえば、仕入先の登録業務と購買業務を同一担当者が担う場合、不正な取引が生じるリスクが高まります。監査では、職務分掌表や業務フローの確認を通じて、実際に相互牽制が機能しているかをチェックします。
発注・検収・支払の適正管理
購買プロセスでは、「発注」「検収」「支払」の流れを明確化し、一貫して管理することが重要です。
発注時には予算との整合性、検収時には納品物の品質・数量確認、支払時には請求書と税務レシート（発票）との照合を実施することで、不正や誤発注を防ぐことができます。
監査では、これらのプロセスの整合性が確認されます。

4．価格の妥当性と選定プロセスの透明性

取引業者の選定には、価格の透明性が求められます。
特定業者との継続的な取引や価格交渉の不透明性は、不正リスクを高める要因となるため、監査では複数業者からの見積比較や入札の実施状況がチェックされます。
選定プロセスの公平性を確保し、取引の妥当性を証明することが企業のガバナンス強化につながります。

5．文書管理と電子化への対応

中国では、契約書や発票の原本保管が厳しく求められるため、適正な文書管理が不可欠です。近年では、電子契約や電子発票の導入が進んでおり、デジタル化による管理強化も重要な要素となっています。監査では、契約書の保管状況、発票のスキャン・保存体制、アクセス制限の設定などが確認されます。
 

まとめ「購買プロセスの最適化によるガバナンス強化」

企業の購買・仕入業務は、財務の透明性を確保し、不正リスクを防ぐための鍵となります。
特に中国現地法人では、業務の属人化を防ぎ、内部統制を強化することが重要です。
購買プロセスの透明性を確保し、適切な牽制機能を導入することで、企業の健全な運営を実現することができます。
 
当社では、中国法人における横領リスク防止の体制構築サポートを提供しています。
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